ヘルプサイトを作ることになった経緯
社内研修で「問い合わせを減らす取り組みとしてヘルプサイトの運用」をプレゼンしたところ、好評を得ることができました。
ちょうどその頃、就業規則や社内マニュアルを整理しており、今よりも有効活用してもらうための手段として、ヘルプサイトの形式（FAQのイメージの方が近いかも）で公開すれば利用頻度が上がり、口頭での説明や知っている人に聞かないと分からないような属人化の課題が解決できるかもしれないという期待から、ヘルプサイトを作ることになりました。
どんなヘルプサイトを作ったのか
ヘルプサイトを作成・公開するための一般的なWEBサービスを利用するのではなく、以下の技術を用いて社内向けのヘルプサイトを作成・公開しました。
SSG（Static Site Generator：静的サイトを生成するソフトウェア）のフレームワークであるHUGO（ヒューゴ）を使用しました。
HUGOの魅力は、ヘルプサイトに最適なテンプレートが用意されており、WEBサイトを迅速に公開できる点です。
ヘルプサイトの作成から公開までの手順は以下の通りです。
1. HUGOのプロジェクトを作成する
2. ヘルプサイトのテンプレートを選択する
3. 記事を作成する（Markdown形式で作成する）
4. 静的ファイルを生成する（HUGOがMarkdown形式の記事から自動生成する）
5. 生成されたファイルをWEBサーバーに配置する
公開から数日後、上司からサイト閉鎖の通達
上司「このヘルプサイトは使いづらいからやめよう」
自分「えっ！？」
プレゼンで好評を得ていたので自信があったこと、ヘルプサイトも公開して後は記事をどんどん書いていこうという段階での出来事でした。
閉鎖の理由
上司「就業規則や社内マニュアルを整理している過渡期で更新頻度が多いけど、更新するたびにMarkdown形式の記事を編集して、静的ファイルを作って、WEBサーバーに配置して・・・って手間だよね」
自分「確かに！」
はい、運用部分の考慮が足りていませんでした。
外部公開するBtoBやBtoCのサービスであれば、HUGOのようなフレームワークを使用してヘルプサイトを公開する選択肢もあると思います。
ただ、今回のケースは零細企業の社内用の就業規則や社内マニュアルを見てもらうための取り組みです。
各種ドキュメントはMicrosoft 365のWordで作成されているので、比較的検索もしやすく、ヘルプサイトで公開するメリットがありませんでした。
まとめ
今回の反省点は「目的と手段を混同しない」です。
途中からヘルプサイトを作ることが目的になっていたような感じがします。
本来の目的は「就業規則や社内マニュアルを有効活用して、口頭での説明や知っている人に聞かないと分からないような属人化をなくす」ことでしたが、途中からサイト構築に意識が向きすぎて、目的を達成できるか？という視点が抜けていました。
なんでもやってみないと分からないのでやってみることは良いのですが、零細企業の我々は無駄なことをしている余裕がありません。
これからは【目的】を忘れずに新しいことにチャレンジしていきたいと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
