導入のきっかけ
弊社は20人程度の規模の零細企業ですが、従来のオープンソースのタイムカードから脱却し、クラウドサービスの勤怠管理を導入することになりました。
この導入の理由は、オープンソースのタイムカードで登録した勤怠実績を給与計算用に出力する際、そのままでは利用できず、勤務形態ごとに異なる勤務時間のチェックや、半休や代休取得時の勤務時間が正しく計算されているかを目視でチェックし、間違いがあれば手作業で修正する必要があったためです。
少数の従業員であっても、20人分の勤怠実績をチェックし、修正するための人件費は決して安くはありません。さらに、人間が行う作業であるため、チェック漏れや修正ミスが発生しやすいという課題もありました。
このような手間を省くため、タイムカードのクラウド化を検討し始めました。
クラウドサービスの選定
導入するにしても、何を基準に選定すれば良いのでしょうか？
キーワード「クラウド 勤怠」で検索すると、たくさんのサービスが見つかります。
弊社では次のふたつの基準で選定を行いました。
ひとつ目は課題を解決できること。
ふたつ目はコストを抑えること。
課題を解決できることはもちろんですが、零細企業の弊社には月数千円かかるサービスを使うことが難しく、なるべく初期コスト、ランニングコストを抑える必要がありました。
そこで見つけたのが「HRMOS勤怠」でした。
課題を解決できるか？
HRMOS勤怠では、自由に勤務区分（出勤、有給休暇などの勤務状況）を登録することができます。
この機能を利用して、弊社の勤務形態に合わせた勤務区分を作成し、課題を解決することができました。
勤務区分は、任意の勤務時間や休憩時間を登録することができます。
例えば、8時から勤務開始する社員と9時から勤務開始する社員がいる場合、「出勤（8時）」、「出勤（9時）」のように勤務形態に合った勤務区分を作成しておきます。
あとは適切な勤務区分を選択して打刻すれば、勤務区分に設定された勤務時間に則って計算されます。
以前のオープンソースのタイムカードでは、弊社の勤務形態に合った設定をすることができなかったため、一律で9時からの勤務開始で実績が計算され、8時から勤務開始する社員は別途計算して辻褄を合わせる必要がありました。
しかし、今ではその作業が無くなりました。半休や代休取得時の勤務時間も同様に勤務区分で対応することができました。
コストを抑えられるか？
初期コストがかからず、ランニングコストも、1ユーザー当たり100円で利用可能なので、コストを抑えることができます。
詳細は HRMOS勤怠のサイト を確認してください。
導入後の効果
弊社の勤務形態に合った打刻ができるようになり、勤務区分の登録が間違っていないかのチェックだけで済むようになりました。
従業員ごとに勤務時間まで確認し、間違いがあれば修正を行っていた時と比べて、作業時間が大幅に削減されました。
また、勤務時間を手計算で修正する必要がなくなり、精神的負荷も減少しました。
しかし、「HRMOS勤怠」からダウンロードした実績をそのまま使用できず、一手間かかっている部分がまだあります。この点は今後の課題ですね。
まとめ
様々なクラウドサービスから自社に適したものを選ぶのは簡単なことではありません。
インターネットで検索して表示されたサービスから選択しようとして、決められなかった経験はありませんか？
そんな時は、まず解決したい課題を明確にすることをおすすめします。
弊社の場合は、解決したい課題が明確にあり、その課題を解決できるかが選定の基準になりました。
選定基準があれば、どのサービスを選べば良いか判断することができます。
会社の規模や業種が異なれば、最適なクラウドサービスも異なります。
皆様の会社で導入する際のヒントになれば幸いです。
